Любой проект начинается с планирования, распределения времени и ресурсов. Для того чтобы точно обозначить задачи и последовательность их выполнения с последующим отслеживанием, применяют диаграмму Ганта.
Этот инструмент, придуманный американским инженером Г. Гантом, часто используют в разработке программного обеспечения, где он неоднократно демонстрировал свою эффективность. Рассказываем, что такое диаграмма Ганта и как ее сделать.
Диаграмма Ганта — это наглядное отображение графика работ по плану проекта. Его структура:
горизонтальная ось — даты/время выполнения проекта;
вертикальная ось — список дел.
Задачи помещают между осями, изображая в виде горизонтальных полос. Каждой задаче соответствуют некоторая длина (продолжительность выполнения) и расположение (время начало и завершения).
Диаграмма помогает наглядно изобразить и общий объем работ, и каждый этап в деталях. На ней видны:
все задачи в рамках конкретного проекта;
начало их выполнения и дедлайны;
круг исполнителей;
трудозатраты;
возможности для объединения задач.
Это помогает спланировать рабочий процесс так, чтобы на каждую задачу хватило ресурсов, рационально распределить время и обозначить порядок выполнения дел.
Обычно диаграмму Ганта применяют в IT, но она подойдет и для управления проектами в любой отрасли — в маркетинге, строительстве, образовании. Ее рекомендуют для следующих моделей разработки:
Waterfall (водопадная, каскадная). Проект со строгой последовательностью шагов — пока не закончен предыдущий этап, следующий не начинают.
Agile. Гибкая модель, при использовании которой могут многократно меняться сроки и требования. В ней используют спринты — короткие итерации, что предполагает частичное выполнение задачи за короткое время с оценкой промежуточного результата.
Гибридная. Сочетает и гибкость, и четкую последовательность этапов. Проект разделяют на части и объединяют задачи по ним в стримы.
Диаграмма Ганта поможет добиться успеха только при качественном планировании работ. Ее плюсы:
Наглядность. Хронология проекта становится максимально понятной.
Прозрачная организация и упорядочивание. В диаграмме отражен каждый шаг — это особенно удобно, если членам команды нужно взаимодействовать между собой.
Эффективные координация и управление. Сотрудники понимают, кто и когда должен приступить к работе над задачей, а менеджеры устанавливают дедлайны и отслеживают качество и своевременность выполнения.
Оценка трудозатрат. С помощью диаграммы можно рассчитать время и другие ресурсы, которые нужны для выполнения для задач. Это поможет избежать перегрузки и выгорания сотрудников.
Определение главных задач. Это те задачи, без решения которых проект не состоится. От них зависят и сроки, и возможность перехода на очередной этап.
Возможность редактировать. Можно легко добавить новую задачу, скорректировать время выполнения.
Минусы диаграммы:
Сложность настройки. Неопытные менеджеры не всегда могут учесть все особенности проекта, составляя график.
Внесение правок. Иногда график нужно обновлять. При этом важно соблюдать баланс между изначальным планированием и количеством изменений.
Создание диаграммы Ганта проходит в 5 шагов.
Установление временных ограничений. Сначала определяются с датами старта и финиша проекта и отмечают их в начале и в конце временной линии. Затем намечают в графике «столбики» — по дням, неделям или часам.
Размещение задач и подзадач. Изучают проект и разбивают процесс выполнения на задачи и подзадачи. Их вносят в диаграмму, присваивают группе задач разные цвета и назначают ответственных.
Установление связей между задачами. Взаимозависимые этапы помечают стрелками. Например, если тестировать можно только готовый продукт, к этапу «Тестирование» проводят стрелку от этапа «Создание прототипа».
Обозначение вех. Это контрольные точки, которые знаменуют окончание важных этапов работы. Они помогают выделить наиболее приоритетные задачи.
Обновления работы. Если меняются сроки или ответственные лица и добавляются новые задачи, диаграмму актуализируют. Так команда будет в курсе предстоящих задач и текущего положения дел.
Google Таблицы. Бесплатный инструмент с возможностями для создания диаграммы. Создать график можно с помощью функции «Условное форматирование»:
Внесите список задач в левый столбец и временные интервалы в верхнюю или нижнюю строку.
Выделите диапазон ячеек между задачей и датами выполнения.
Кликните правой кнопкой мыши и выберите опцию «Условное форматирование».
Перейдите в «Форматирование ячеек» и найдите опцию «Ваша формула».
В строку впишите формулу =И(E$1<=$C2;E$1>=$B2).
Так вы выделите поле под задачу.
Также вы можете использовать встроенный шаблон диаграммы.
Excel. Программа позволяет визуализировать базовые параметры проекта. Вот порядок построения диаграммы:
Подготовьте таблицу — внесите в нее задачи и сроки.
Зажмите левую кнопку мыши и выделите таблицу.
В верхнем горизонтальном меню кликните на «Вставка» и найдите в «Рекомендуемых диаграммах» линейчатую.
Программа построит диаграмму. Расположите ее в удобной вам части листа.
Чтобы настроить вид графиков, используйте опцию «Дополнительные параметры».
В последних версиях Excel вам будет доступен шаблон «Планировщик проекта на основе диаграммы Ганта». Останется только ввести ваши задачи и скорректировать график по подсказкам программы.
LibreOffice Calc. Это аналог сервиса Excel Microsoft. Алгоритм построения диаграммы Ганта:
Оформите в столбцы задачи, даты и время начала их выполнения и продолжительность (в сутках).
Выделите напротив задач диапазон ячеек.
В верхнем меню найдите опции «Вставка» — «Диаграмма» и нажмите на линейчатую диаграмму.
В документе отобразится диаграмма, этапы будут идти в обратном порядке. Чтобы ее перевернуть, нажмите на нее, затем — на опцию «Формат оси». Перейдите во вкладку «Числа» и установите формат даты. Далее в «Масштабировании» уберите отметки «Автоматически» у пунктов «Максимум», «Минимум», «Основной интервал».
Рядом с этими пунктами появятся поля. Выставьте в «Минимум» дату начала выполнения первой задачи, в «Максимум» — дату завершения последней. Поле «Основной интервал» заполните в зависимости от сроков проекта. Для краткосрочных задач подойдет значение 1, для длительных — большее.
GanttPRO. Платный сервис с пробным периодом в 14 дней. В нем вы сможете запустить несколько рабочих пространств и организовывать работу разных команд. Порядок работы:
Выберите подходящий шаблон из вариантов, предложенных сервисом. Откроется окно для внесения информации по проекту.
Заполните поля. Укажите название, дату начала работы, временную единицу планирования и рабочие часы.
Заполните перечень задач. Назначьте приоритеты для них и исполнителей. В описание вы можете добавить ссылки, необходимые материалы.
Настройте уведомления. Они будут автоматически отправляться ответственному за выполнение конкретной задачи.
В диаграмме можно корректировать задачи и временные интервалы их выполнения — для этого перетяните мышью нужный элемент. Вы сможете также управлять графиками работы, ресурсами, доступом к диаграмме.
Microsoft Project. Это профессиональная программа, в которую также включены Power Рoint, Excel и Скайп для бизнеса. В программе уже есть шаблон диаграммы — вам нужно будет только заполнить его данными и запустить.
OnlyOffice. Недорогой специализированный сервис с бесплатным использованием в 1 месяц. Программа содержит готовую структуру, которая автоматически сформирует диаграмму после внесения всех задач. В графике вы сможете задать сроки и зависимости между задачами, перетянув их с помощью мыши.
После регистрации вы также получите доступ к CRM, корпоративным чату и блогу, почтовому серверу. Программа предлагает удобные подсказки — вы разберетесь в ней быстро и без лишних усилий.
Smartsheet. Программа с месячным пробным периодом для компаний и фрилансеров, которые работают в чужих проектах. Вы можете построить диаграмму Ганта через раздел «Представления». Сам процесс создания проекта напоминает составление списка задач в таблицах. Таблицы можно импортировать из других источников — есть интеграция с Microsoft, Google и другими офисными сервисами.
Инструмент идеален для управления совместным делом. Есть шаблоны проектов и регулярных задач.
Comindware. Программа с возможностью импортировать файлы, проекты и задачи из Microsoft Project и других таблиц. Оснащена корпоративной соцсетью и предлагает широкие возможности управлять процессами среднего и крупного бизнеса.
Важно донести до команды необходимость использования инструмента:
Отталкивайтесь от имеющихся проблем и предлагайте диаграмму Ганта как решение. Объясните, что она поможет укладываться в сроки и отслеживать результат.
Донесите до коллег, что контроль — не цель работы диаграммой. Предложите включать в нее только контрольные точки, но не все мельчайшие задачи, которые не оказывают существенного влияния на конечный результат.
Чтобы проект был успешным, важно найти взаимопонимание между сотрудниками и постоянно поддерживать связь с клиентами. Чтобы наладить коммуникацию, используйте Mango Talker. С его помощью ваш персонал сможет работать со звонками клиента даже вне офиса. Также сервис используют в качестве корпоративного мессенджера — вам будут доступны личные и групповые чаты, аудио- и видеоконференции. Вы сможете обсуждать рабочие вопросы, делегировать задачи и контролировать их выполнение.
Диаграмма Ганта — это способ планирования работы команды. Она помогает визуализировать задачи и обозначить сроки их выполнения.
Инструмент нужен, чтобы рационально распределить время и ресурсы на выполнение задач, адекватно оценить нагрузку команды.
Диаграмму Ганта нужно постоянно корректировать. Изменения задач, сроков и ответственных должны отражаться в графике.
Для построения диаграммы подойдут простейшие офисные приложения (Excel, Google Таблицы) и специализированные сервисы.