Руководители контролируют сотрудников — от их продуктивности и компетентности зависит успех бизнеса. Есть разные методы контроля, включая достаточно экстремальные, нарушающие личное пространство работника — например, установка видеокамеры на рабочем месте или прослушивание разговоров. Наиболее мягкий и при этом действенный — анализ отчетов о проделанной работе, которые сотрудники компании готовят самостоятельно.
Рассказываем, как составить отчет о проделанной работе, делимся рекомендациями к оформлению и приводим пример.
Руководитель. Подробный письменный доклад помогает начальнику определить, насколько качественно и с какой скоростью подчиненный выполняет поставленные задачи. Слабых работников, которые не соответствуют требованиям и не приносят пользу компании, штрафуют или вовсе увольняют. Продуктивных специалистов премируют или повышают.
Персонал. Регулярное составление отчетов о проделанной работе помогает сотрудникам поддерживать самодисциплину, вести своеобразный трекер рабочих задач и определять точки роста. Регулярно формируя отчеты, работники более рационально распределяют рабочее время, оценивают свои успехи и недочеты.
Бесплатное приложение Mango Talker поможет оптимизировать общение с подчиненными и коллегами и упростить организацию регулярных онлайн-совещаний и созвонов. С его помощью вы сможете создавать групповые каналы и чаты, сохранять контакты сотрудников в облачной адресной книге и подключать к конференции участников по мобильной связи или посредством специальной веб-ссылки.
Кто, что, когда и в какой форме должен отражать в отчетах, прописывают в локальных нормативных актах компании, должностной инструкции или трудовом договоре.
Документ готовят по запросу руководителя или регулярно. Например, каждый день, неделю, квартал или год. Обычно его предоставляют в электронном виде — форматах Word или Excel. Реже — в виде выгрузки из CRM, текстового сообщения в рабочем чате или на бумаге.
Трудовое законодательство не предусматривает четких сроков, сколько нужно хранить отчеты сотрудников. Компании самостоятельно устанавливают срок хранения, учитывая специфику сферы деятельности предприятия и особенности работы конкретного структурного подразделения. То же касается и требований к оформлению — унифицированных образцов нет, но есть общие рекомендации. Исключение — форма № Т-10а для отчета о командировке.
С 2021 года удаленные сотрудники обязательно должны отправлять руководителю еженедельные и ежемесячные отчеты о результатах работы. Документ предоставляют в электронном виде. В нем указывают, какие задачи выполнил специалист в течение определенного промежутка времени, какие инструменты и технические средства он для этого использовал. Это важно, так как доступы к некоторым сервисам или ПО оплачивает работодатель.
Отсутствие требований к составлению отчета нередко вызывает панику среди сотрудников. Они не знают, с чего начать, какие детали указать, а какие — нет. В итоге руководитель получает сумбурный нелогичный текст, из которого непонятно, какие именно задачи выполнил работник и каких целей он добился. Чтобы избежать подобной ситуации, придерживайтесь общих рекомендаций.
Стандартная структура отчета выглядит так:
Список задач.
Результаты работы.
Планы на следующий отчетный период.
Проблемы, с которыми столкнулся специалист.
В ежемесячный и ежегодный отчет добавляют еще два пункта:
Анализ собственной эффективности.
Предложения, что можно изменить или улучшить в трудовом процессе.
Если сотрудник не справился с какой-то значимой задачей, он должен отразить это в отчете и объяснить причину.
Отчет можно дополнить таблицами, диаграммами, схемами и изображениями, приложить к нему чеки, квитанции, копии договоров. В начале документа сотрудник указывает ФИО, а в конце ставит дату и подпись.
Рассмотрим образец отчета о проделанной работе библиотекаря.
Руководитель может наказать сотрудника, который не сдал отчет, если обязанность прописана в его должностной инструкции или трудовом договоре. В этом случае ему грозят замечание или выговор.
Отчет о проделанной работе — это внутренний документ компании. Требования к его содержанию и оформлению прописывают в локальных нормативных актах.
Отчет позволяет руководителю поддерживать дисциплину в коллективе, оценивать продуктивность и компетентность подчиненных.
Документ имеет четкую структуру, в которую входят список задач, результаты работы, планы на следующий отчетный период. Также в отчете сообщают о возникших проблемах и задачах, которые не удалось решить. В ежемесячный и годовой отчеты добавляют два пункта: анализ личной эффективности и рационализаторские предложения.
Для наглядности дополняйте отчет таблицами, схемами и диаграммами, прикладывайте к нему чеки и другие документы.